Custo Total de Propriedade em Aquisições: Por Que o Preço Unitário É o Número Errado para Otimizar

O que o TCO inclui

O TCO abrange três fases de custos: custos pré-compra, custos de transação e custos pós-compra. A maioria das organizações de compras mede cuidadosamente os custos de transação e ignora os outros dois.

Custos pré-compra. Qualificação e auditoria de fornecedores, desenvolvimento de ferramentas e moldes para componentes personalizados, testes de amostras e validação, e gestão de mudanças de engenharia para a transição de um fornecedor para outro. Esses custos são iniciais, ocorrem antes de qualquer produção em volume começar. Para corridas de produção longas, se amortizam em valores pequenos por unidade. Para corridas mais curtas ou mudanças frequentes de fornecedor, podem ser significativos.

Custos de transação. Preço unitário, frete de entrada (incluindo sobretaxas de combustível e cobranças por peso dimensional), tarifas de importação e taxas de despachante aduaneiro, condições de pagamento e o custo de capital associado (pagar cedo ou tarde), e o custo de processamento de ordens de compra. O preço unitário é o maior item aqui, mas não o único. Um fornecedor com um preço unitário 5 por cento menor mas custo de frete mais alto, tarifas de importação e condições de pagamento mais longas pode não ser mais barato em uma base de custo de desembarque.

Custos pós-compra. Inspeção de qualidade na entrada, custos de não conformidade (refugo, retrabalho, reclamações de garantia, tempo de inatividade de produção causado por peças defeituosas), custo de manutenção de estoque (impulsado por requisitos de estoque de segurança, tamanhos de lote e lead times), custo de expedição por entregas atrasadas ou incompletas, investimento em desenvolvimento de fornecedores, e o custo de gerenciar problemas de desempenho de fornecedores. É aqui que vive o custo oculto. Um fornecedor de baixo preço com OTIF ruim e qualidade inconsistente com frequência custa mais em custos pós-compra do que um fornecedor com preço mais alto com entrega confiável e zero defeitos.

O cálculo do custo de desembarque

O custo de desembarque é o subconjunto da fase de transação do TCO: o custo total para levar o item do cais do fornecedor até o seu cais de recebimento. É a comparação mínima de TCO que toda decisão de aquisição deve fazer.

Custo de desembarque = Preço unitário + Frete de entrada por unidade + Tarifas de importação por unidade + Despachante aduaneiro por unidade + Seguro em trânsito por unidade

Para fornecedores nacionais, o custo de desembarque é frequentemente próximo ao preço unitário porque o frete é baixo e não há tarifas de importação. Para fornecedores no exterior, China, Índia, Sudeste Asiático, a diferença entre preço unitário e custo de desembarque pode ser de 15 a 35 por cento dependendo das tarifas de frete, alíquotas de importação e peso e tamanho do produto. Um componente de 20 USD que carrega uma tarifa de importação de 18 por cento e um custo de frete de 3 USD tem um custo de desembarque de aproximadamente 26,60 USD, 33 por cento acima do preço unitário cotado.

Custo de qualidade no TCO

Falhas de qualidade geram custo em vários pontos da cadeia de suprimentos. A inspeção na entrada detecta defeitos no recebimento, mas consome mão de obra. Defeitos que escapam da inspeção na entrada e chegam à produção causam paradas de linha, retrabalho e refugo. Defeitos que chegam aos clientes geram reclamações de garantia, serviço de campo e danos reputacionais.

O modelo TCO captura o custo de qualidade como a taxa de defeitos multiplicada pelo custo por defeito em cada ponto de detecção. Um fornecedor com uma taxa de defeitos de 500 partes por milhão (PPM) parece excelente até calcular o custo: 500 defeitos por milhão de unidades significa 50 defeitos por cada 100.000 unidades enviadas. Se cada defeito encontrado no cliente causa uma reclamação de garantia de 200 USD, a contribuição de custo de qualidade por unidade é 0,01 USD. A 10 milhões de unidades por ano isso é 100.000 USD anuais apenas de falhas de qualidade.

Custo de manutenção de estoque no TCO

O lead time do fornecedor e a confiabilidade de entrega impulsionam diretamente o custo de manutenção de estoque, um custo real que pertence à comparação de TCO. O artigo sobre custo de manutenção de estoque cobre como calcular essa taxa, mas a aplicação do TCO é:

Custo anual de manutenção de estoque = Valor médio do estoque × Taxa de custo de manutenção

Um fornecedor com lead time de 16 semanas requer mais estoque de segurança do que um com lead time de 4 semanas. Um fornecedor com 85 por cento de OTIF requer significativamente mais estoque de segurança do que um com 98 por cento de OTIF para manter o mesmo nível de serviço aos clientes. Use a Calculadora de Estoque de Segurança para quantificar a diferença.

Custo de MOQ e tamanho de lote no TCO

Os mínimos de pedido do fornecedor forçam a compra de mais do que a quantidade ótima segundo o EOQ. O estoque excedente do MOQ gera custos de manutenção. O artigo sobre MOQ e o artigo sobre EOQ cobrem a mecânica, mas a implicação do TCO é que um fornecedor com MOQ alto custa mais do que a comparação de preço unitário mostra.

Custo anual de manutenção por MOQ = (MOQ − EOQ) ÷ 2 × Valor unitário × Taxa de custo de manutenção

Desempenho OTIF no TCO

Falhas de OTIF do fornecedor geram custos além do estoque, geram custo de expedição, perturbação do programa de produção e em alguns casos penalidades a clientes. O artigo sobre OTIF cobre como medir o desempenho de entrega; a aplicação do TCO é colocar um valor monetário nos déficits de OTIF.

O custo de expedição inclui o custo de frete premium (aéreo em vez de marítimo, expresso em vez de terrestre padrão) mais o custo administrativo de gerenciar a exceção. Se um fornecedor falha na entrega 5 por cento do tempo e cada falha requer 500 USD de frete premium e 2 horas de tempo de equipe, o custo anual de expedição em 100 pedidos por ano é 5 × 500 = 2.500 USD em frete mais 10 horas de tempo de equipe.

Comparação de TCO: um exemplo prático

Fornecedor A (nacional): preço unitário 45 USD, frete 2 USD, tarifas 0. Custo de desembarque: 47 USD. Lead time 3 semanas, OTIF 97%, PPM 200. Estoque de segurança requerido a 95% de nível de serviço: 8.000 USD. Custo anual de manutenção a 25%: 2.000 USD. Custo anual de qualidade: 200 PPM × 50 USD × volume anual 20.000 unidades = 200 USD. Sem custo de expedição assumido.

Fornecedor B (exterior): preço unitário 36 USD, frete 5 USD, tarifas 3,60 USD. Custo de desembarque: 44,60 USD. Lead time 14 semanas, OTIF 87%, PPM 800. Estoque de segurança requerido a 95%: 38.000 USD. Custo anual de manutenção a 25%: 9.500 USD. Custo anual de qualidade: 800 PPM × 50 USD × 20.000 = 800 USD. Custo de expedição por falhas de OTIF: 1.200 USD anuais.

No custo de desembarque, o Fornecedor B vence por 2,40 USD por unidade. Mas o custo anual acima do custo de desembarque é 2.200 USD para o Fornecedor A e 11.500 USD para o Fornecedor B. A 20.000 unidades por ano, o equivalente em custo unitário dessa diferença é (11.500 − 2.200) ÷ 20.000 = 0,465 USD por unidade. A comparação ajustada por TCO: Fornecedor A a 47,11 USD por unidade versus Fornecedor B a 45,175 USD. A vantagem do Fornecedor B se reduz a cerca de 4 por cento.

Quando aplicar análise de TCO

A análise completa de TCO não vale a pena fazer para cada compra. Concentre-a onde muda decisões: seleções de novos fornecedores para componentes classe A, decisões de sourcing no exterior versus nacional, e revisões anuais de fornecedores. Use a Calculadora de Análise ABC para identificar gastos classe A antes de investir em análise de TCO.

Erros comuns

• Otimizar no preço unitário em vez do TCO. O erro de aquisições mais comum. O preço unitário é o custo mais visível e o mais fácil de comparar, por isso é otimizado. Os custos pós-compra maiores e menos visíveis são ignorados, levando sistematicamente a selecionar fornecedores que parecem baratos mas custam mais para trabalhar.
• Usar tarifas de frete históricas nos cálculos de custo de desembarque. As tarifas de frete marítimo têm sido muito voláteis. Uma comparação de TCO construída sobre tarifas pré-pandemia pode subestimar significativamente o custo de desembarque de fontes no exterior. Use tarifas spot atuais ou taxas contratuais prospectivas.
• Não contabilizar condições de pagamento no TCO. Uma condição de pagamento de 45 dias versus 30 dias são 15 dias adicionais de financiamento de estoque à taxa que a empresa paga pelo capital de giro.
• Tratar o custo de qualidade como zero para fornecedores com PPM medido baixo. Uma taxa de defeitos medida baixa pode refletir boa inspeção na entrada em vez de boa qualidade do fornecedor. Se defeitos estão escapando da inspeção e aparecendo na produção ou nos clientes, o custo de qualidade é real mesmo que não seja medido.

Perguntas frequentes

O que é custo total de propriedade (TCO) em aquisições?

O TCO é o custo completo de adquirir e usar um item ou serviço durante sua vida útil, incluindo todos os custos além do preço unitário: frete de entrada, tarifas de importação, inspeção na entrada, custos de falha de qualidade, custo de manutenção de estoque (impulsado por lead time e confiabilidade de entrega), expedição por entregas atrasadas, custos de ferramental e qualificação, e investimento em desenvolvimento de fornecedores. A análise de TCO permite comparações justas entre fornecedores cujos preços unitários visíveis diferem mas cujo custo total para a organização compradora também difere nas categorias de custo invisíveis.

Qual é a diferença entre preço unitário e custo de desembarque?

O preço unitário é o preço cotado pelo fornecedor por unidade. O custo de desembarque adiciona todos os custos necessários para levar essa unidade do cais do fornecedor até o seu cais de recebimento: frete de entrada, sobretaxas de combustível, tarifas de importação, taxas de despachante aduaneiro e seguro em trânsito. Para fornecedores nacionais, o custo de desembarque e o preço unitário costumam ser próximos. Para fornecedores no exterior, o custo de desembarque pode ser 15 a 35 por cento acima do preço unitário dependendo das tarifas de frete, alíquotas e características do produto.

Como o lead time do fornecedor afeta o TCO?

Lead time mais longo aumenta o estoque de segurança necessário para manter um dado nível de serviço, o que aumenta o custo de manutenção de estoque. Um fornecedor com lead time de 16 semanas e variabilidade moderada de OTIF requer significativamente mais estoque de segurança do que um fornecedor nacional com lead time de 3 semanas. O custo de manutenção desse estoque de segurança adicional, tipicamente 20 a 35 por cento de seu valor por ano, é um custo anual real do relacionamento com o fornecedor que pertence à comparação de TCO junto ao preço unitário e frete.

Como incluir o custo de qualidade em um modelo de TCO?

O custo de qualidade no TCO é estimado como: taxa de defeitos (PPM ou percentual) multiplicada pelo custo por defeito em cada ponto de detecção. Defeitos encontrados na inspeção de entrada custam mão de obra de inspeção. Defeitos encontrados na produção custam retrabalho, refugo e tempo de inatividade da linha de produção. Defeitos que chegam aos clientes custam reclamações de garantia, serviço de campo e possíveis penalidades de clientes. Multiplique a taxa de defeitos pelo volume anual pelo custo por defeito em cada etapa e some os resultados.

Quando a análise de TCO vale o esforço?

A análise de TCO entrega mais valor para categorias de alto gasto onde as diferenças do fornecedor em qualidade, entrega e lead time são significativas; para decisões de sourcing no exterior versus nacional onde os diferenciais de custo de desembarque, estoque e risco são grandes; e para componentes de fonte única ou de caminho crítico onde o custo de interrupção do fornecimento é alto. Para compras de commodities de baixo valor com muitos fornecedores intercambiáveis e qualidade bem compreendida, a comparação de custo de desembarque é geralmente suficiente.

Como o desempenho OTIF influencia o TCO?

Falhas de OTIF geram dois componentes de custo de TCO. Primeiro, maior estoque de segurança requerido: um fornecedor com 87 por cento de OTIF requer significativamente mais estoque de segurança do que um com 97 por cento para manter o mesmo nível de serviço, e esse estoque de segurança adicional tem um custo anual de manutenção. Segundo, custos de expedição: cada falha de OTIF pode requerer frete premium para compensar o déficit de entrega, mais tempo de equipe para gerenciar a exceção. Ambos os custos são anuais e recorrentes enquanto o relacionamento com o fornecedor continuar no seu nível de OTIF atual.