OTIF (No Prazo e Completo): O KPI de Entrega que Expõe sua Cadeia de Suprimentos

O que o OTIF mede e por que combina duas métricas

A maioria das operações rastreia o cumprimento de prazo e a taxa de atendimento como métricas separadas. Ambas têm um problema: uma equipe pode manipular qualquer uma delas enquanto falha o cliente na outra. Um centro de distribuição que envia tudo no prazo, mas regularmente manda pedidos parciais, parece perfeito em pontualidade enquanto falha silenciosamente na completude. Um fornecedor que sempre envia quantidades completas, mas cronicamente chega atrasado, parece bom na taxa de atendimento enquanto frustra o calendário de produção do cliente.

O OTIF fecha essa lacuna ao exigir que ambas as condições sejam verdadeiras para que um pedido conte como aprovado. A fórmula é direta:

OTIF = (Pedidos entregues no prazo E completos) ÷ Total de pedidos × 100

Um pedido passa somente se cumpre tanto o requisito de data quanto o de quantidade. Uma única falha desqualifica o pedido inteiro. Isso é intencionalmente rigoroso, foi projetado para refletir a experiência real do cliente, não o enquadramento preferido do fornecedor.

Definindo “no prazo” e “completo”

Ambas as metades do OTIF exigem definições explícitas antes que você possa medi-las de forma confiável.

No prazo geralmente significa chegada dentro de uma janela acordada relativa à data de entrega comprometida. Muitos varejistas definem uma janela restrita: o programa de conformidade de fornecedores do Walmart define “no prazo” como entrega dentro de uma janela de dois dias a partir do horário de compromisso programado. Outros permitem uma janela mais ampla, mesmo dia, dentro de três dias, dentro da semana. A definição deve ser acordada entre fornecedor e cliente e constar no contrato de fornecimento.

Completo geralmente significa que a quantidade entregue é igual à quantidade pedida. Alguns programas permitem uma pequena tolerância, 98 ou 99 por cento da quantidade pedida, antes de sinalizar uma entrega incompleta. Outros exigem quantidade exata. Se um cliente pede 500 unidades e recebe 498, se isso passa depende inteiramente do limite acordado. Defina antes de medir.

Como o OTIF difere da taxa de atendimento e do cumprimento de prazo

O artigo sobre nível de serviço e taxa de atendimento cobre a taxa de atendimento em detalhes, mas a distinção-chave aqui é o escopo. A taxa de atendimento é normalmente medida como o percentual de unidades pedidas enviadas quando o cliente as espera, é uma medida em nível de linha ou de unidade. O OTIF é uma medida em nível de pedido: o pedido inteiro deve passar em ambas as condições.

O cumprimento de prazo mede apenas se a entrega ocorreu dentro da janela de tempo, independentemente da quantidade. Uma entrega de 1 unidade contra um pedido de 100 unidades passaria no cumprimento de prazo se chegasse no tempo.

O OTIF é mais rigoroso do que qualquer uma das métricas isoladas e prevê melhor se a necessidade operacional do cliente foi realmente atendida. Se seu cliente está rodando uma linha de produção e precisava de 500 componentes na terça-feira, receber 490 na terça-feira não é o mesmo que receber 500 na terça-feira. O OTIF captura essa realidade; o cumprimento de prazo e a taxa de atendimento individualmente não o fazem.

Calculando o OTIF

O cálculo requer rastrear dois dados por pedido: data de entrega versus data comprometida, e quantidade entregue versus quantidade pedida.

OTIF % = (Contagem de pedidos que atendem critérios de prazo E quantidade completa) ÷ (Total de pedidos no período) × 100

Para um fornecedor que envia 200 pedidos por mês, onde 12 chegam atrasados e 8 chegam incompletos (sem sobreposição):

OTIF = (200 − 12 − 8) ÷ 200 × 100 = 180 ÷ 200 × 100 = 90%

Se alguns pedidos são tanto atrasados quanto incompletos, conte cada pedido com falha uma vez, um pedido só pode falhar o OTIF uma vez, independentemente de quantas condições ele perca. O denominador são os pedidos totais, não os modos de falha totais.

O que causa as falhas de OTIF

Separar as falhas por modo de falha é o primeiro passo para a melhoria. A maioria dos problemas de OTIF se encaixa em algumas categorias de causa raiz.

Erros de planejamento de previsão e estoque. A causa mais comum de falhas de quantidade completa é ficar sem estoque quando o pedido chega para separação. Se a previsão de demanda subestimou o que o cliente pediria, o estoque de segurança não cobriu a lacuna. Use a Calculadora de Estoque de Segurança para dimensionar os buffers contra o erro de previsão em seus pedidos de clientes.

Variabilidade no tempo de produção ou do fornecedor. Entregas atrasadas dos próprios fornecedores do fornecedor atrasam sua data de envio de saída. A variabilidade do prazo de entrega upstream se propaga para frente. Medir o OTIF do fornecedor em cada nível torna isso visível.

Falhas de transportadora e logística. Coleta atrasada, atrasos em trânsito, janelas de entrega perdidas, falhas no agendamento de compromissos. Muitas vezes fora do controle direto do fornecedor, mas dentro do escopo de suas responsabilidades de gerenciamento de transportadoras.

Erros de processamento de pedidos. Item errado, quantidade errada separada, endereço errado, erros de documentação que atrasam a liberação alfandegária. Corrigíveis com disciplina de processo e tecnologia de escaneamento na etapa de separação e embalagem.

Restrições de capacidade e throughput do armazém. Durante períodos de pico, os pedidos se acumulam no armazém e o processamento de saída desacelera. Falhas de OTIF em nível de pedido se agrupam em torno dos períodos de pico quando a restrição subjacente é o throughput do armazém e não o estoque.

Metas de OTIF por setor

O que constitui uma boa pontuação OTIF depende muito do relacionamento comercial e do setor.

As cadeias de suprimentos de bens de consumo e varejo normalmente têm requisitos de conformidade OTIF de 95 a 98 por cento. Os principais varejistas aplicam isso contratualmente. Uma pontuação abaixo de 95 por cento aciona chargebacks na maioria dos programas de conformidade de varejo.

A manufatura automotiva e industrial opera com limites mais altos, de 98 a 99,5 por cento, porque as dependências da linha de produção significam que uma entrega perdida paralisa a montagem.

As cadeias de suprimentos de saúde e farmácia têm como alvo 99 por cento ou mais para itens críticos, com rastreamento separado para produtos de suporte à vida, onde qualquer falta tem implicações regulatórias e de segurança do paciente.

OTIF e seu ponto de reposição

O OTIF do fornecedor é tanto uma medida de desempenho de entrega quanto um insumo de planejamento. Se o OTIF do seu fornecedor é de 92 por cento, 8 por cento de seus envios chegará atrasado, incompleto, ou ambos. Essa variabilidade deve ser refletida em seu cálculo de estoque de segurança.

A Calculadora de Ponto de Reposição permite inserir variabilidade do prazo de entrega; seu estoque de segurança deve crescer com as falhas de OTIF do fornecedor. Um fornecedor a 98 por cento de OTIF requer muito menos buffer do que um a 90 por cento.

Isso cria um vínculo financeiro direto entre o OTIF do fornecedor e seu custo de carregamento de estoque. Um fornecedor cujo OTIF está 5 pontos percentuais abaixo da melhor alternativa força você a carregar estoque de segurança adicional como seguro. Esse custo de estoque faz parte do custo total do relacionamento com aquele fornecedor, mesmo que não apareça na ordem de compra.

Rastreamento e reporte do OTIF

Os programas eficazes de OTIF compartilham várias características:

Definições acordadas por escrito. Ambas as partes concordam com o que “no prazo” e “completo” significam antes da primeira remessa. As disputas quase sempre remontam a definições ambíguas ou não documentadas.

Captura de dados automatizada. O rastreamento manual é propenso a erros e lento. O OTIF deve ser calculado a partir de dados de transações do ERP ou WMS: data de recebimento de ordem de compra versus data necessária, quantidade recebida versus quantidade pedida.

Cadência regular. Scorecards semanais ou mensais de fornecedores mostrando o OTIF acumulado por fornecedor, por categoria de produto e por modo de falha. As tendências importam tanto quanto as pontuações absolutas.

Conversa sobre causa raiz. A distribuição de scorecards sem acompanhamento é um exercício de conformidade. O valor está na conversa que se segue: quais modos de falha estão presentes, quais estão dentro do controle do fornecedor e quais ações têm um cronograma comprometido.

Erros comuns

• Rastrear cumprimento de prazo e quantidade separadamente sem combiná-los. Operações que reportam 97% no prazo e 97% completo podem acreditar que têm bom desempenho. Mas se as falhas são independentes, seu OTIF combinado está mais próximo de 94%. O cliente que recebe um pedido atrasado e incompleto não experimenta duas taxas de falha separadas de 3%, ele experimenta uma entrega falha.
• Não definir claramente a janela de medição. “No prazo” sem uma janela especificada não é um padrão mensurável. “Entregue no dia do compromisso acordado” é. Definições vagas produzem pontuações contestadas.
• Medir o OTIF apenas no nível do pedido sem detalhes no nível da linha. Um pedido que passa no OTIF porque um SKU estava no prazo e completo enquanto outro estava atrasado e incompleto oculta a falha subjacente. Dados no nível da linha são necessários para análise de causa raiz.
• Tratar o OTIF apenas como uma métrica do fornecedor. Os compradores também causam falhas de OTIF: ordens de compra tardias, requisitos de entrega alterados após o pedido, atrasos no agendamento de compromissos. Um programa justo de OTIF atribui as falhas à parte responsável.

Perguntas frequentes

O que significa OTIF?

OTIF significa On Time In Full (No Prazo e Completo). Mede o percentual de pedidos de clientes entregues na data comprometida e com a quantidade completa. Um pedido deve cumprir ambas as condições para contar como aprovado. Uma única falha, seja atraso ou entrega incompleta, desqualifica o pedido inteiro do numerador do OTIF.

O que é uma boa pontuação OTIF?

Depende do setor e dos requisitos contratuais do cliente. Os programas de conformidade de bens de consumo e varejo geralmente exigem de 95 a 98 por cento. As cadeias de suprimentos de manufatura automotiva e crítica operam de 98 a 99,5 por cento. Uma pontuação abaixo de 95 por cento na maioria dos programas de conformidade de varejo aciona chargebacks ao fornecedor.

Como o OTIF difere do cumprimento de prazo?

O cumprimento de prazo mede apenas se a remessa chegou dentro da janela acordada, independentemente da quantidade. O OTIF exige que a remessa seja tanto pontual quanto completa. Um pedido de 500 unidades que chega no prazo mas entrega apenas 450 passa no cumprimento de prazo, mas falha o OTIF. Como o OTIF exige ambas as condições, é uma medida mais rigorosa e mais orientada ao cliente do que apenas o cumprimento de prazo.

O que causa as falhas de OTIF?

As causas mais comuns são rupturas de estoque (gerando falhas de quantidade completa), variabilidade do prazo de entrega do fornecedor upstream (gerando entregas atrasadas), atrasos da transportadora, erros de processamento de pedidos como separações incorretas ou problemas de documentação, e restrições de capacidade do armazém durante períodos de pico. Decompor as falhas por tipo, atraso versus incompleto, e depois por causa raiz é o primeiro passo padrão em um programa de melhoria.

Varejistas realmente multam fornecedores por falhas de OTIF?

Sim. Grandes varejistas como Walmart, Home Depot e Target têm programas formais de conformidade de fornecedores que impõem chargebacks por pontuações OTIF abaixo dos limites definidos. As multas são tipicamente um percentual do valor da fatura dos pedidos não conformes, variando de 1 a 3 por cento do custo dos bens. Para fornecedores de alto volume, os chargebacks por OTIF representam um custo material que afeta diretamente a rentabilidade da conta varejista.

Como o OTIF se conecta ao estoque de segurança?

O OTIF do fornecedor é uma medida de confiabilidade do fornecimento. Quando o OTIF de um fornecedor é baixo, é mais provável que ele entregue com atraso ou incompleto, criando incerteza de fornecimento para o comprador. Maior incerteza de fornecimento requer mais estoque de segurança para manter o mesmo nível de serviço. O cálculo de estoque de segurança do comprador deve considerar a probabilidade e a magnitude das falhas de OTIF do fornecedor, não apenas a variabilidade normal do prazo de entrega.